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Jul

4 Mitos sobre la gestión del tiempo.

Tareas_14 Mitos sobre la gestión del tiempo.

Yo no conozco a nadie que no luche con la forma de aprovechar al máximo su tiempo en el trabajo.¿Cómo se mantiene limpia una bandeja de entrada desbordante? ¿Cómo conseguir hacer su trabajo cuando su día es ocupado por reuniones? ¿Cómo se puede obtener tiempo cuando tenemos una lista de tareas pendientes en continua expansión? ¿Cómo se puede incluso encontrar tiempo para hacer una lista de prioridades?

Para empeorar las cosas, hay un montón de ideas falsas acerca de la administración del tiempo y la forma de lograrlo. Echemos un vistazo a algunas de las sugerencias más comunes y evaluemos si son realmente ciertas.

Se trata de la gestión de su tiempo.

La gestión del tiempo es un término equivocado, dice Jordan Cohen, experto en productividad y autor de ” hacer tiempo para el trabajo que importa . “Él dice que lo que realmente importa es la productividad”. No se trata de tiempo en sí, sino de lo productivo que puede ser. “Él lo compara con la diferencia entre la dieta y estar saludable. “Puedes hacer todas las dietas que quieras”, dice, “pero no necesariamente te verás más saludable.” De la misma manera, se puede prestar mucha atención a cómo usted pasa su tiempo, gestionar su correo electrónico, etc, pero no necesariamente eso lo vuelve más productivo.

Teresa Amabile, el profesor Edsel Bryant Ford en Administración de Empresas en la Harvard Business School y coautor de  El Principio de Progreso , cuya experiencia en este campo proviene de la lectura de miles de  agendas de trabajo  de trabajadores que documentaron sus luchas para organizar sus tiempos, dice que simplemente muchos gerentes toman demasiado trabajo. “Si usted no mantiene un ojo en los compromisos que ha asumido o las tareas que está haciendo, no existe una técnica de gestión del tiempo que pueda resolver eso”, dice.

Usted sólo tiene que encontrar el sistema adecuado o enfoque.

“Tener un sistema puede ser útil, pero se necesita más que eso”, dice Amabile. “Y lo que funciona para cada persona, no necesariamente funciona para otra persona.” La clave es experimentar continuamente con las técnicas . “Hay cosas que puede o no puede trabajar en un contexto o situación en particular”, dice Cohen. Pruebe un montón de diferentes enfoques. Por ejemplo, cambiar la forma de consultar el correo electrónico durante una semana, y evaluar si le dio resultado o fue un fracaso. Busque métricas para medir el éxito, dar tiempo al tiempo, y considerar la participación de otra persona – su jefe o un compañero de trabajo – para ayudar a evaluar si realmente funcionó.

Es necesario dedicar tiempo para cambiar.

Una persona con la que hablé dijo que su mayor reto fue encontrar tiempo para poner los sistemas de gestión del tiempo en su sitio. Amabile dice que esto puede no ser necesario: “retoques pequeños pueden hacer una gran diferencia”. El mejor enfoque es comenzar con un par de cosas pequeñas. Los avances en este contexto podría significar que usted se encuentra con algo más de tiempo cada día para reflexionar y pensar sobre su efectividad. Incluso si sólo logra un adicional de 20 ó 30 minutos cada día, eso es progreso.

Todo depende de ti para hacer las cosas bien.

Esto puede ser cierto en parte. “No hay nadie mas que uno mismo, responsable de lo productivo que un es”.En ese sentido, esta misión descansa sobre sus hombros. “Te contratan para ser productivo, por lo que será mejor que te motives a ti mismo.” Si estás en una organización donde hay presiones para obtener respuestas inmediatas o existen cambios continuos de directivas o no hay lugar para ningún tipo de margen, es muy difícil de hacer la gestión del tiempo por su cuenta, Entonces los pequeños ajustes que puedas realizar serán de gran ayuda, sin embargo, puede ser difícil. “Las organizaciones sin saberlo, ponen un montón de obstáculos en frente tuyo para realizar el trabajo, como estrategias poco claras y procesos torpes, por nombrar algunos”.

Si esto suena a su empresa, le sugiero hacer algunos intentos de cambiar la cultura. Formular preguntas como, “¿Cómo podemos ser más productivos aquí?” Esto a menudo puede ser más eficaz que centrarse en salir de su propia encrucijada. “Usted tiene la responsabilidad de cambiar a la organización”. También pienso que vale la pena hablar con la dirección, ya que estos temas exceden a menudo a cualquier administrador único. Se requiere un rediseño de cómo se hace el trabajo, en donde se toman las decisiones, cómo se hacen las solicitudes.

En ocasiones, con solo  saber la diferencia entre lo que la gente dice que va a hacer y lo que en realidad hará, puede ser el primer paso en la dirección correcta.

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