Beneficios claves de la gestión de procesos.

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Con los años me han enseñado que cualquier iniciativa exitosa se basa en los  5 áreas clave: las personas, los procesos, las políticas, los lugares y las herramientas / tecnología. Piense en ello como el quién, qué, dónde, y cómo se hace el trabajo.

Para gestionar eficientemente un proceso es necesario identificar los objetivos claves y las principales etapas de la actividad. La recomendación es que usted represente el flujo del proceso desde el punto de vista del cliente, mostrando de esta manera si cada paso del proceso ayuda a crear un claro valor para su cliente.

En los siguientes cinco pasos he tratado de resumir lo que desde mi punto de vista son los aportes fundamentales de gestionar eficientemente un proceso comercial.

1. Innovación mediante análisis. La primera ventaja clave de implementar gestión por procesos en las áreas comerciales, es que ayuda a las compañías a realizar un análisis de los procesos existentes “sobre el papel” . El modelado del proceso es el primer paso de casi cualquier metodología de gestión de procesos, y sirve como instrumento para que los analistas documenten los flujos de entrada y de salida de las distintas actividades del proceso. Mediante este trabajo de “laboratorio” se puede alcanzar la innovación en los procesos operativos.

2. Eficiencia operacional mejorada. Uno de los drivers comerciales más importantes en la gestión de calidad es la eficiencia operacional,  tiempos de ciclo más cortos, optimización de gastos, y la capacidad de manejar trabajo adicional sin aumento de RRHH ; la mayor parte de esta ventaja se deriva del componente de sistematización del flujo de trabajo.

3. Control mejorado de los procesos. Otra ventaja clave es que contribuye a la satisfacción de los clientes, creando estandarización de procesos, prescripciones, políticas, y mejores prácticas en la compañía. Cada unidad de negocio puede tener sus propios procedimientos, mediante su estandarización y utilizando las mismas métricas se consigue obtener “una única versión de la verdad.”

4. Agilidad. Ayudando en la incorporación más rápidamente de nuevos productos y servicios en el mercado, y  a responder más fácilmente a exigencias de los clientes. Evitando cuellos de botella (burocracia) e ineficacias se consiguen construir sistemas comerciales y operativos más dinámicos y fluidos.

5. Visibilidad del rendimiento. Al disponer de una única plataforma de gestión de procesos el rendimiento se hace más visible, ya que se proporcionan instrumentos que muestran los valores de los indicadores, dashboard y un sistema de navegación que permite investigar las causas primordiales de cuellos de botella.

La utilización de indicadores de proceso KPIs, la supervisión de acciones reactivas y proactivas, y el control de alarmas en los objetivos de los procesos son herramientas que en definitiva permiten gestionar su negocio.

De todas formas este es solo el principio, y un resumen de un disciplina mucho más amplia, sobre la cual hay mucho para aprender.

 

Fabián Asef – fasef@memetics.com.ar